راه‌اندازی سامانه الکترونیک مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه (سامت)

 | تاریخ ارسال: ۱۳۹۹/۲/۳ | 
در سال ۱۳۸۵ و در پی نیاز به پذیرش دانشجویان به صورت آموزش الکترونیکی مراحل ثبت‌نام و برگزاری آزمون ورودی با همکاری مرکز انفورماتیک و ارتباطات دانشگاه توسط مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه و به صورت اینترنتی صورت گرفت. در این سال فرآیند گزارش‌گیری و تهیه آمارهای مورد نیاز در مدیریت تحصیلات تکمیلی به صورت دستی و به روش انتقال فایل از مرکز انفورماتیک دانشگاه و استفاده از نرم افزارهای رومیزی انجام می­‌شد.
در سال ۱۳۸۷ و با توجه به نیاز به آمارهای گوناگون در مورد فرآیندهای آموزشی تحصیلات تکمیلی دانشگاه، سامانه‌ای برای تهیه آمارهای بروز و مستقیم از پرتال آموزشی طرح و راه‌اندازی شد. این سامانه امکان تهیه آمار را در اختیار کارشناسان مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه قرار می­‌داد و به روندهای جاری جهت اقدامات لازم آموزشی در هر زمان سرعت می­‌بخشید. طی سال‌های ۱۳۸۷ تا ۱۳۹۴ این سامانه صرفا به صورت یک سامانه داخلی برای کارشناسان مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه دردسترس و قابل استفاده بود.
در سال ۱۳۹۴ و در پی تغییر برنامه سازمان سنجش و آموزش کشور برای پذیرش متقاضیان دوره دکترا، سامانه ثبت‌نام داوطلبان ورود به دانشگاه با عنوان pgrad راه‌اندازی شد. این سامانه علاوه بر ثبت‌نام داوطلبان، گردش کار پذیرش دانشجو توسط اساتید راهنما، کارشناسان و معاونین تحصیلات تکمیلی دانشکده‌ها و مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه را پوشش می­‌داد. همچنین آمار ماندگاری دانشجویان تحصیلات تکمیلی، به تفکیک اعضای هیئت علمی، دانشکده و دانشگاه به صورت خودکار محاسبه و بروزرسانی می‌­شد.
از سال ۱۳۹۷ فرایند ارتقاء سامانه pgrad با هدف الکترونیکی نمودن فعالیت‌های مرتبط با مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه، به صورت متمرکز و با سرعت بیشتر پی­گیری شد.
در پاییز سال ۱۳۹۷ بخش ثبت درخواست اعضای هیئت علمی برای پذیرش دانشجو در مقاطع تحصیلات تکمیلی به سامانه اضافه شد. در این بخش اساتید تمایل خود را برای پذیرش دانشجوی کارشناسی ارشد و دکتری در چارچوب رویه مصوب اعلام می‌­نمایند. سامانه قادر است به صورت خودکار رویه‌های مصوب را به درخواست اعضای هیئت علمی اعمال نماید. به این ترتیب فرایند دستی و کند تعیین ظرفیت پذیرش برای رشته-گرایش‌های تحصیلی با دقت و سرعت بیشتری انجام شد. از پاییز سال ۱۳۹۸ این قسمت از سامانه برای دسترسی مدیران گروه‌های آموزشی در فرایند تعیین ظرفیت به سامانه pgrad اضافه شد. بدین صورت مدیران گروه‌های آموزشی نیز توانستند سیاست‌های گروه خود را در زمینه پذیرش دانشجوی دکتری بررسی و اعمال نمایند.
در بهار سال ۱۳۹۸، توسعه بخش دیگری از سامانه که ایجاد آن از سال ۱۳۹۶ شروع شده بود، در دستور کار قرار گرفت و بخش دیگری از سامانه با عنوان درخواست‌های دانشجویی به صورت عملیاتی درآمد. بدین ترتیب دانشجویان نیز قادر به استفاده از خدمات الکترونیک مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه شدند.
با پیوستن بخش فارغ التحصیلان به مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه در سال ۱۳۹۷ و با آماده شدن سامانه پذیرش درخواست‌های دانشجو، ثبت درخواست‌های فراغت از تحصیل و صدور مدارک تحصیلی به عنوان فاز اول ارائه خدمات دانشجویی عملیاتی شد. در پاییز ۱۳۹۸ قسمت در خواست‌های دانشجویی برای دانشجویان حین تحصیل نیز فعال شد.
در زمستان ۱۳۹۸ و پس از رونمایی از سامانه درخواست‌های دانشجویی، سامانه عملکرد مداوم دانشجویان دوره دکتری نیز راه‌اندازی شد. در این سامانه اساتید راهنما و هیئت ارزیابی می­‌توانند حسب رویه‌های مصوب به ارائه گزارش‌های منظم در زمینه پیشرفت کار دانشجویان دکتری بپردازند.
در فروردین ۱۳۹۹ این سامانه که افتخار خدمت رسانی به اعضای هیئت علمی، کارشناسان، مدیران و دانشجویان را بدست آورده بود، به سامانه الکترونیک مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه (سامت) تغییر نام داد. سامانه سامت هم اکنون در سه بخش به ارائه خدمات الکترونیک می­‌پردازد:
  1. بخش اعضای هیئت علمی :
    • مشاهده سوابق داوطلبان ورود به دوره دکتری ( زمستان ۹۴)
    • آمار تعداد، ماندگاری دانشجویان و فارغ التحصیلان مقاطع تحصیلات تکمیلی (پاییز ۹۵)
    • ثبت درخواست پذیرش دانشجو در مقاطع تحصیلات تکمیلی (پاییز ۹۷)
    • انجام پایش عملکرد دانشجویان دوره دکتری (زمستان ۹۸)
  2. بخش کارشناسان و مدیران:
    • ثبت نتایج مصاحبه و مراحل پذیرش داوطلبان ورود به دوره دکتری (بهار۹۵)
    • مشاهده آمار دانشجویان به تفکیک اعضای هیئت علمی و دانشکده (پاییز ۹۵)
    • انجام فرآیندهای مربوطه در زمینه درخواست ظرفیت پذیرش دانشجو در مقاطع تحصیلات تکمیلی (پاییز۹۷)
    • نظارت بر فرایند پایش دانشجویان دوره دکتری (زمستان ۹۸)
    • انجام فرآیندهای مربوطه در زمینه درخواست‌های دانشجویی (زمستان ۹۸)
    • انجام فرآیندهای مربوطه در زمینه فراغت از تحصیل دانش آموختگان (بهار ۹۸)
  3. بخش دانشجویان و دانش آموختگان:
    • ثبت درخواست فراغت از تحصیل ( بهار۹۸)
    • ثبت درخواست‌های اخذ مدرک موقت یا دانشنامه (بهار ۹۸)
    • ارائه درخواست‌های دانشجویی شامل مرخصی تحصیلی، حذف ترم انصراف از تحصیل، حذف اضطراری ( زمستان ۹۸)
    • این سامانه در حال حاضر برای پذیرش کلیه درخواست‌های ممکن دانشجویان در حال تکمیل است